Relevé des index de pompe : la méthode et la feuille de pointage
Comment relever les index de pompe sans erreur, calculer la sortie et le passage par zéro, et tenir une feuille de pointage fiable, modèle chiffré à l'appui.
Tout ce qui se calcule dans une station-service part des index : les litres vendus, le montant que chaque pompiste doit remettre, le stock qui reste dans les cuves. Un index mal relevé, et c'est toute la chaîne qui se trompe : un faux manquant reproché à un pompiste honnête, ou un vrai manquant qui passe inaperçu.
Reprenons la méthode de relevé, le calcul de la sortie, le cas du compteur qui repasse par zéro, puis un modèle de feuille de pointage avec un exemple chiffré.
Index, totalisateur, sortie : les bons mots
Une pompe affiche plusieurs nombres, et c'est la première source d'erreur.
- L'afficheur de transaction montre la vente en cours : le montant, les litres, le prix. Il revient à zéro à chaque client.
- Le totalisateur cumule tout ce que le pistolet a distribué depuis son installation. Il ne revient jamais en arrière.
- L'index est la valeur lue sur le totalisateur à un moment donné.
- La sortie est la différence entre deux index : ce que le pistolet a distribué pendant le service.
Chaque pistolet a son propre totalisateur. Sur une pompe à deux faces et deux produits, il y a donc quatre index à relever.
Quand relever les index
- Au début et à la fin de chaque service, pour chaque pistolet tenu par le pompiste.
- À chaque relève : l'index d'arrivée du pompiste qui part devient l'index de départ de celui qui arrive.
- Au changement de prix, pour séparer les litres vendus à l'ancien et au nouveau prix.
La règle d'or : l'index de départ d'un service doit être exactement l'index d'arrivée du service précédent sur le même pistolet. S'il ne l'est pas, il y a une erreur ou des litres non comptés.
La méthode, pas à pas
- Identifier le pistolet : numéro de la pompe, face, produit.
- Lire le totalisateur, pas l'afficheur de transaction.
- Relever toutes les décimales, avec la virgule au bon endroit.
- Comparer avec l'index précédent sur le même pistolet, avant de commencer le service.
- Noter chaque test de pompe (retour à la cuve) avec son volume, au moment où il est fait.
- Garder une preuve : la signature du pompiste, ou mieux, une photo du totalisateur.
Calculer la sortie
Sortie = index d'arrivée - index de départ.
Litres vendus = sortie - retours à la cuve.
Montant attendu = litres vendus x prix du jour.
Le passage par zéro
Un totalisateur a un nombre de chiffres fixe. Quand il atteint sa valeur maximale, il repart de zéro, comme le compteur kilométrique d'une vieille voiture. L'index d'arrivée est alors plus petit que l'index de départ, et la soustraction simple donne un résultat négatif.
Le bon calcul : sortie = (10 puissance le nombre de chiffres - index de départ) + index d'arrivée.
Exemple avec un totalisateur à 6 chiffres sans décimale : index de départ 999 850, index d'arrivée 000 120. Sortie = (1 000 000 - 999 850) + 120 = 270 litres.
Un passage par zéro est rare. Quand il apparaît, faites-le confirmer par le gérant : une faute de frappe sur le premier chiffre lui ressemble beaucoup.
Modèle de feuille de pointage
Une ligne par pistolet et par service, avec toutes les étapes du calcul. Les prix sont des exemples.
| Pompe | Produit | Pompiste | Index départ | Index arrivée | Sortie | Retour cuve | Vente | Prix | Montant |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 A | Super | Awa | 125 430,50 | 126 120,50 | 690,00 | 10,00 | 680,00 | 850 | 578 000 |
| 1 B | Gasoil | Awa | 88 210,00 | 88 745,00 | 535,00 | 0,00 | 535,00 | 675 | 361 125 |
| 2 A | Super | Moussa | 64 002,25 | 64 512,25 | 510,00 | 5,00 | 505,00 | 850 | 429 250 |
Totaux du jour :
| Produit | Litres vendus | Montant |
|---|---|---|
| Super | 1 185,00 | 1 007 250 F CFA |
| Gasoil | 535,00 | 361 125 F CFA |
| Total | 1 720,00 | 1 368 375 F CFA |
Ajoutez les totaux par pompiste : ce sont eux qui servent à contrôler la caisse de chacun (Awa : 939 125 F CFA, Moussa : 429 250 F CFA).
Les 5 erreurs de relevé les plus courantes
- Lire l'afficheur de transaction au lieu du totalisateur : l'index ne veut alors plus rien dire.
- Oublier ou déplacer la virgule : 64 512,25 recopié 6 451 225 fausse la sortie de plusieurs milliers de litres.
- Recopier l'index d'un autre pistolet, surtout sur les pompes à plusieurs produits.
- Un index de départ qui ne suit pas l'index d'arrivée précédent, par erreur ou pour masquer des litres.
- Un relevé fait de mémoire en fin de journée, plutôt qu'au moment du changement de service.
Pourquoi la photo change tout
Sur une feuille de pointage papier, un chiffre se corrige d'un coup de stylo, et personne ne peut plus dire qui a relevé quoi. Une photo du totalisateur, prise au moment du relevé, avec la date, l'heure et le nom du pompiste, règle les contestations en quelques secondes. Elle décourage aussi les chiffres arrangés : il est difficile de discuter une photo.
Avec Indexa
- Le pompiste vise le totalisateur avec la tablette : Indexa lit l'index, le pompiste confirme, et la photo horodatée est gardée.
- L'index de départ est comparé au dernier index du pistolet, et tout écart est signalé.
- La sortie, le passage par zéro, les retours à la cuve et le montant sont calculés automatiquement.
- Toute correction après coup exige un motif et reste dans l'historique.
- La feuille de pointage sort en PDF et en Excel, par jour, semaine ou mois.
Voir le détail sur la page lecture des index, et la suite logique : calculer les écarts de caisse.